Iniziare questo articolo partendo da: \u201cesattamente un anno fa\u2026\u201d sarebbe scontato o banale, in quanto tutto quello che \u00e8 successo durante questa pandemia \u00e8 solitamente tracciato da un prima e da un dopo, ancora da decifrare.
\nIn effetti, la riorganizzazione verso l\u2019utilizzo dei sistemi di video conferenza in senso lato, per noi risale a prima, alla fine del 2019, quando inauguravamo la nostra webinar room, uno spazio pensato per ottimizzare il lavoro del personale interno, riducendo le trasferte e per favorire i nostri clienti con la possibilit\u00e0 di organizzare eventi online, soprattutto a carattere formativo, supportati da strumenti e infrastrutture professionali.
\nImportanti investimenti in schermi, telecamere, microfoni, software e spazi in cloud erano mirati a organizzare un ambiente di produzione moderno, efficiente e di eccellenza. Ma non tutti erano pronti a questa \u201cevoluzione\u201d. Certamente abbiamo suscitato interesse e attenzione, ma pochi erano disposti a lasciare gli spazi reali, per incontri virtuali, o come si dice oggi online. Eppure, stiamo parlando di 16 mesi fa, non dei primordi di Internet connessi con un modem a 56k.
\nTracciare questa linea temporale \u00e8 importante perch\u00e9 gli strumenti per cambiare il modo di comunicare e realizzare eventi online c\u2019erano da tempo, ma mancavano elementi pi\u00f9 importanti: mentalit\u00e0, competenze digitali e necessit\u00e0.
\nMentre le notizie sulla pandemia riempivano le giornate e le limitazioni portavano sempre pi\u00f9 persone bloccate nelle case, tutti gli eventi programmati pre-pandemia, settimana dopo settimana, venivano cancellati o rimandati senza alcuna certezza. L\u2019unica alternativa era una migrazione online, trasformando tempi, modi e abitudini, favorendo la partecipazione a distanza.
\nI software disponibili sul mercato per webinar o meeting erano diversi e alcuni, sconosciuti, si sono affermati con crescite rapidissime ed esponenziali (chi conosceva Zoom prima di un anno fa?). Improvvisamente \u00e8 stato necessario, anzi obbligatorio, dotarsi di questi strumenti e in molti casi non \u00e8 stata una scelta banale: mancavano le competenze per scegliere, implementare, adattare e utilizzare in un nuovo mondo del lavoro\u2026 new normal.
\nIn questo anno di disorientamento e di difficolt\u00e0 la nostra riorganizzazione aziendale sul modo di comunicare e di fare formazione \u00e8 stata fondamentale, sia per ridare vita ai prodotti e servizi tipici di GGallery, sia per affiancare enti e aziende con interventi di servizio e consulenza: non si trattava semplicemente di fornire un account o di comprare una licenza, ma individuare necessit\u00e0, strumenti operativi e personalizzazioni per ogni singola realt\u00e0.
\nL\u2019esperienza ormai ventennale nell\u2019e-learning e nell\u2019organizzazione di eventi residenziali ha facilitato e accelerato un processo produttivo di innovazione sulla struttura informatica, integrando risorse differenti, con attenzione massima alla semplicit\u00e0 e alla scalabilit\u00e0 dell\u2019offerta, senza rinunciare a una serie di servizi accessori funzionali a una diretta perfetta, che fosse anche accattivante e soprattutto interattiva.
\nNella fase iniziale sono state dedicate molte energie e attivit\u00e0 di analisi per individuare il sistema di video conferenza pi\u00f9 immediato, efficiente e flessibile. Perch\u00e9 i nostri clienti\/utenti non erano sullo stesso livello, anzi, molte persone facevano fatica anche a compiere i passi pi\u00f9 elementari, come accendere la webcam e regolare il microfono.
\n\u00c8 stato fondamentale fornire un\u2019assistenza qualificata, attraverso tutor tecnici e di processo per guidare relatori e partecipanti nella soluzione di problemi banali come lo sfondo dell\u2019inquadratura, l\u2019illuminazione o la condivisione di video e immagini, o per la corretta impostazione metodologica nella gestione dei tempi, del ritmo delle interazioni o della webinar netiquette. Il bello della diretta richiede naturalmente che queste attivit\u00e0 di assistenza e controllo continuino, anzi si intensifichino durante ogni evento, per prevenire problemi tecnici, garantire tranquillit\u00e0 a pubblico e relatori, gestire in modo efficiente le potenzialit\u00e0 dell\u2019interazione a distanza, talvolta superiori a quelle residenziali.
\nGli imbarazzi iniziali di pubblico e speaker sono stati molti, istruttivi e anche divertenti se visti dopo un anno di esperienza, con centinaia di webinar di ogni tipo e decine di migliaia di utenti collegati. Ancora oggi non si pu\u00f2 dare tutto per scontato e per questo continuiamo a creare e utilizzare video trailer, sigle e video guide in attesa della diretta, per dare consigli, istruzioni di utilizzo e informazioni.
\nNella progettazione dell\u2019evento, la scelta del format tra webinar (raccomandato per grandi numeri di utenti) e meeting (destinato a un pubblico ridotto ma totalmente interattivo) \u00e8 la prima valutazione da compiere e da definire per creare un ambiente adeguato rispetto agli obiettivi e al contesto.
\nI protagonisti di ogni evento devono avere la giusta visibilit\u00e0 e immagine, su un palco virtuale al quale normalmente non sono abituati. Per questo abbiamo alzato il livello di sicurezza e comfort, portando i main speaker nel nostro studio di produzione, dove possiamo personalizzare il set come in un talk televisivo, migliorando le riprese attraverso telecamere e microfoni professionali e soprattutto gestendo una regia in diretta che consente di inviare le immagini migliori, utilizzare sfondi virtuali o condividere e mixare contenuti multimediali.
\nI trucchi del mestiere rendono tutti gli interventi pi\u00f9 fruibili, dinamici e qualitativi, tanto da meritare di essere registrati e post prodotti per essere poi caricati e visti in modalit\u00e0 asincrona su siti o piattaforme dedicate per ogni evento, con possibilit\u00e0 di tracciamento della fruizione, analisi dei tempi di accesso o integrazione di test e questionari.
\nL\u2019impostazione dei primi eventi \u00e8 stata di natura formativa o per la diffusione di comunicazioni formali, per poi evolversi in ambiti pi\u00f9 complessi come convention, feste aziendali, meeting motivazionali di reti vendita, spettacoli teatrali, musica e improvvisazione.
\nIn occasione del Natale, \u00e8 stata per noi una grande soddisfazione organizzare gli \u201cauguri online\u201d, aiutando le aziende nostre clienti a gestire un momento di festa, sentito e voluto tra i colleghi, nonostante il momento difficile che tutti stavamo attraversando. Per una corretta impostazione del clima e del tono abbiamo puntato su biglietti d\u2019invito a tema, sigle e musiche natalizie, abbiamo coinvolto ospiti famosi per l\u2019intrattenimento, in altri casi sono stati i dipendenti stessi a chiedere uno spazio; fino a riuscire nella cosa che sembrava pi\u00f9 complessa: fare un brindisi tutti insieme con spumante e panettone (spediti in anticipo dall\u2019azienda al domicilio di ogni dipendente).
\nGli eventi che creiamo, progettiamo e gestiamo oggi, sono sempre pi\u00f9 sofisticati, curati e potenzialmente complessi. Abbiamo inventato nuovi modi di comunicare, formare e intrattenere un pubblico estremamente variegato, grazie a tante diverse figure professionali che devono cooperare all\u2019unisono, pre-durante-post evento: informatici, tecnici audio\/video, registi, copywriter, creatori di contenuti, tutor, conduttori, moderatori.
\nChe si tratti di un congresso su pi\u00f9 giorni e con eventi in contemporanea, di una semplice riunione aziendale o di un vero e proprio spettacolo, organizzare un evento online vuol dire mettere al centro un\u2019idea e svilupparla sotto tutti i punti di vista, con attenzione ai minimi dettagli e ai diversi accessori che possono renderlo unico. Certamente non pu\u00f2 essere sottovalutato e pensato come una semplice videochiamata da fare in autonomia e con improvvisazione.
\nForse, primo fra tutti \u00e8 il valore dell\u2019assistenza in ogni fase del processo, che permette a chi va in diretta di poter pensare solo alle cose da dire, e a chi partecipa di imparare o divertirsi, sapendo che in ogni caso una specie di grande fratello \u00e8 pronto a intervenire.<\/p>\n