Informativa sul trattamento dei dati personali

SINPE Società Italiana di Nutrizione Artificiale e Metabolismo con sede Legale in Piazzale Clodio 22, Roma, Titolare del trattamento dei dati personali, fornisce qui di seguito l’Informativa Privacy ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), ai soggetti i cui dati personali sono oggetto di trattamento (di seguito “Interessati” e singolarmente “Interessato”).
SINPE ha stretto un accordo strategico con GGallery srl, Piazza Manin 2b r, 16122 Genova, per la promozione delle attività di marketing relative alla Società e per l'organizzazione di eventi formativi e informativi. L'accordo di partnership tra SINPE e GGALLERY prevede anche che, la partecipazione ad un “evento ufficiale SINPE” conceda la possibilità all'Interessato (medico, ricercatore, operatore del settore) di diventare Socio Straordinario dell’Associazione, per la durata di un anno.
Lo stesso accordo prevede che le due Società siano co-titolari dei dati personali degli Interessati, in modo da dare a GGALLERY la possibilità di esercitare la sua attività di promozione e informazione anche per altri eventi, convegni e iniziative, generando così reciproci vantaggi.
Pertanto, SINPE e GGALLERY, in qualità di “Titolari dei dati personali”, si impegnano a tutelare la riservatezza e i diritti dell’Interessato e, secondo i principi dettati dalle norme citate, il trattamento dei dati forniti sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza.
1. Fonte e categorie di dati trattati
I dati personali che SINPE potrà acquisire saranno direttamente forniti dall’Interessato. Tali dati potranno essere, a titolo esemplificativo, dati identificativi e anagrafici (ad es. nome, cognome, email, ecc.).
2. Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali dell’Interessato, da parte di SINPE, si rende necessario per consentire l’iscrizione e la partecipazione dell’Interessato alle attività (formative e informative) organizzate e promosse.
Un eventuale rifiuto al trattamento dei dati personali impedirebbe alla Società il perseguimento delle finalità indicate.
SINPE tratta i dati personali esclusivamente per lo svolgimento dell’attività istituzionale ed in particolare:
- per la gestione del rapporto associativo (invio della corrispondenza, convocazione alle sedute degli organi, procedure amministrative interne);
- per adempiere agli obblighi di legge (es. fiscali, assicurativi, ecc.) riferiti ai soci;
- per l’invio (tramite posta, posta elettronica, newsletter o numero di cellulare o altri mezzi informatici) di comunicazioni legate all’attività e iniziative;
- in relazione alle immagini/video, per l'eventuale pubblicazione nel sito di SINPE, sui social network, su newsletter o su materiale cartaceo di promozione delle attività istituzionali della Società, previo esplicito consenso (Nota: il consenso non sarà richiesto da SINPE quando si tratta di immagini foto o video o articoli giornalistici senza riferimento a persone riconoscibili);
- in relazione alla foto personale dell'Interessato, per l’eventuale inserimento in tesserini di riconoscimento;
- per la partecipazione dei soci a eventi, corsi, incontri e iniziative e per l’organizzazione e gestione dei corsi stessi;
- per analisi statistiche, anche in forma aggregata;
La base giuridica del trattamento è rappresentata dalla richiesta di adesione e dal contratto associativo (art. 6 comma 1 lett. b GDPR), dal consenso al trattamento (art. 6 comma 1 lett. a – art. 9 comma 2 lett. a GDPR), dai contatti regolari con l'organizzazione di SINPE nel suo complesso (art. 9 comma 2 lett. d GDPR), dagli obblighi legali a cui è tenuta SINPE (art. 6 comma 1 lett. c GDPR).
Il trattamento dei dati personali dell’Interessato, da parte di GGALLERY, si rende necessario per consentire l’iscrizione e la partecipazione dell’Interessato agli eventi e iniziative di GGALLERY, così come per offrire all'Interessato la possibilità di ricevere informazioni, notizie o di aderire ad altri eventi.
3. Modalità del trattamento
I dati sono trattati sia in maniera manuale (trattamento di atti e documenti cartacei) sia con modalità e procedure informatiche, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, telefonici, telematici o comunque automatizzati; sono utilizzate le medesime modalità e procedure anche quando i dati vengono comunicati per i suddetti fini ai soggetti indicati al Punto 4. della presente informativa, i quali a loro volta sono impegnati a trattarli usando solo modalità e procedure strettamente necessarie per le specifiche finalità indicate nella presente informativa e conformi alla normativa.
Il trattamento avviene presso le predette sedi e a cura del personale incaricato. I dati personali raccolti da SINPE sono trattati, in qualità di Responsabile del Trattamento dei dati personali, da GGallery Srl, Piazza Manin 2b r, 16122 Genova.
4. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali non saranno oggetto di diffusione, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione.
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge, i dati personali dell’Interessato potranno essere conosciuti, esclusivamente per le finalità sopra elencate, oltre che dal Titolare, da:
– dipendenti e collaboratori del Titolare in qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati (“Incaricati”);
– categorie di soggetti che affiancano il Titolare nella gestione e nell’organizzazione e promozione di attività o eventi volti alla promozione di SINPE stessa o a iniziative volte alla formazione e a tutte le attività di comunicazione inerenti l'attività societaria o di informazione generica (medica, scientifica, ricerca, adempimenti burocratici o legali etc).
Qualora l'organizzazione di un evento o iniziativa preveda un trasferimento dei dati personali ad altra organizzazione commerciale (sponsor, promotore, co-organizzatore) o ente scientifico (pubblico o privato), SINPE e GGALLERY chiederanno espressamente all'Interessato il consenso alla condivisione dei dati personali (si veda ‘Consenso alla condivisione dei dati personali’).
5. Trasferimenti al di fuori dell’Unione Europea
I dati personali verranno archiviati ed elaborati all’interno dell'Unione Europea. In caso di eventuali trattamenti di dati personali al di fuori dell’Unione Europea gli stessi avverranno unicamente previa adozione di adeguate garanzie, come previsto dalla normativa cogente.
6. Politica in materia di conservazione dei dati
GGALLERY, in qualità di Responsabile del Trattamento per conto di SINPE, conserva nei propri sistemi i dati personali in una forma che consenta l’identificazione degli Interessati per consentire una corretta organizzazione.
I dati personali dell’Interessato saranno utilizzati:
– da SINPE fino alla cessazione del rapporto associativo. Dopo tale data, saranno conservati per finalità di archivio, obblighi legali o contabili o fiscali o per esigenze di tutela della Società, con esclusione di comunicazioni a terzi e diffusione in ogni caso applicando i principi di proporzionalità e minimizzazione;
– da GGALLERY per poter offrire in seguito eventuali altri servizi, notizie e informazioni come la trasmissione degli atti congressuali, richieste di collaborazione, informazione scientifica e per promuovere iniziative, qualora non diversamente previsto da obblighi normativi (si veda “Diritti dell’Interessato”).
7. Diritti dell’Interessato
L’Interessato può far valere i propri diritti, riconosciuti dagli artt. 15-22 del GDPR, quali il “Diritto di accesso”, il “Diritto alla cancellazione (dei dati personali)”, il “Diritto di opposizione al trattamento”, il “Diritto di limitazione del trattamento”, il “Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo”.
Al fine dell’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, l’Interessato potrà rivolgersi ai due co-Titolari:
GGallery srl
Piazza Manin 2b r, 16122 Genova
email info@ggallery.it
SINPE Società Italiana di Nutrizione Artificiale e Metabolismo
Piazzale Clodio 22, 00195 ROMA
email segreteria@sinpe.org
ovvero contattare i rispettivi DPO - Responsabili per la Protezione dei Dati Personali, indicando nell’oggetto “Privacy”, al seguente indirizzo
SINPE: Luca Vittorio Gianotti
GGALLERY: Paolo Macrì
Consenso alla condivisione dei dati personali
Autorizzo SINPE – Società Italiana di Nutrizione Artificiale e Metabolismo a trasmettere i dati personali raccolti a GGallery srl al fine di:
– diventare Socio Ordinario, qualora ve ne siano le condizioni, godendo quindi dei relativi diritti;
– ricevere informazioni scientifiche e promozionali;
– ricevere comunicazioni relative alla vita associativa (amministrazione, segreteria, iniziative).
CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Il/La sottoscritto/a,nella qualità di interessato, letta la suddetta informativa resa ai sensi dell’art. 13 GDPR, autorizzo/do il consenso:
– al trattamento dei miei dati personali, da svolgersi in conformità a quanto indicato nella suddetta informativa e nel rispetto delle disposizioni del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 (*)
– alla diffusione del mio nome e cognome, della mia immagine o di video che mi riprendono nel sito istituzionale, nei social network (es. pagina Facebook/Instagram/Youtube) e sul materiale informativo cartaceo dell’Associazione, per soli fini di descrizione e promozione dell’attività istituzionale, nel rispetto delle disposizioni del GDPR e del D.Lgs. n. 196/03 e delle autorizzazioni/indicazioni della Commissione UE e del Garante per la Protezione dei Dati Personali (**)
(*) Il consenso al trattamento è indispensabile ai fini del perseguimento delle finalità associative e quindi la mancata autorizzazione comporta l’impossibilità di perfezionare l’adesione o il mantenimento della qualifica di socio
(**) Il consenso al trattamento è facoltativo